Fonctionnalités de FactoDoc

FactoDoc produit quatre types de documents commerciaux : la facture, la facture proforma (qui tient lieu de devis), le bordereau et le bon de livraison.

Facture

La facture est un document chiffré : lignes, TVA, total, conditions de paiement, échéance et suivi des paiements, avec un numéro automatique.

• Titre imprimé « FACTURE », numéro de la forme FAC-2026-001 en numérotation annuelle.
• Seules les factures comptent dans la limite de factures de l'offre ; les proformas, bordereaux et bons de livraison n'y comptent pas.

Facture proforma, qui tient lieu de devis

FactoDoc n'a pas de document « devis » distinct : la facture proforma en tient lieu, et le bouton « Accepter » en crée une nouvelle facture en brouillon (la proforma reste, au statut « acceptée »).

• Titre imprimé « FACTURE PROFORMA », numéro de la forme PRO-2026-001 en numérotation annuelle.
• Un nouveau document démarre par défaut en proforma ; l'interface parle de « devis » (bouton « + Nouveau devis », info-bulle « Accepter le devis et créer la facture » sur le bouton « Accepter »).

Bordereau

Le bordereau (titre imprimé « BORDEREAU D'EXÉCUTION ») est un document sans prix, sans TVA et sans conditions de paiement, que l'on crée directement ou à partir d'une facture.

• Numéro de la forme BOR-2026-001 en numérotation annuelle ; à partir d'une facture, les lignes sont reprises.

Bon de livraison

Le bon de livraison est un document sans prix, sans TVA et sans conditions de paiement, que l'on crée directement ou à partir d'une facture.

• Titre imprimé « BON DE LIVRAISON », numéro de la forme BL-2026-001 en numérotation annuelle ; à partir d'une facture, les lignes sont reprises.

De la proforma à la facture, au bordereau et au bon de livraison

Le bouton « Accepter » d'une proforma crée une nouvelle facture en brouillon, et depuis une facture les boutons « Bordereau » et « BL » créent ces documents.

• À l'acceptation, la facture reprend le client, la TVA, les conditions, la désignation, les lignes et le design ; elle reçoit un nouveau numéro et la date du jour ; la mention, les colonnes et les signataires reviennent aux valeurs par défaut d'une facture, et c'est la version enregistrée de la proforma qui est reprise.
• L'échéance et les paiements ne sont pas repris ; la proforma passe au statut « acceptée » et un client de type prospect devient client.
• L'acceptation est un clic de l'émetteur : le client ne peut pas accepter lui-même un document.
• Un seul bordereau et un seul bon de livraison peuvent être générés par facture ; chacun est un document distinct, créé en brouillon.
• Changer le type d'un document dans l'éditeur le transforme sur place (titre, numéro, colonnes, signataires, mention) sans créer de lien avec l'original.

Numérotation automatique

Chaque type de document a sa propre suite de numéros, en mode annuel (FAC-2026-001, PRO-2026-001, BOR-2026-001, BL-2026-001) ou en mode simple (1, 2, 3, imprimé « N° #1 », et « PRO N° #1 » pour une proforma).

• Le mode annuel est le mode par défaut ; la suite repart à 001 chaque année.
• Le numéro est proposé à l'ouverture d'un nouveau document et fixé à la première sauvegarde : un brouillon enregistré consomme un numéro.
• Le champ « Numéro » reste modifiable à la main ; un même numéro ne peut pas être utilisé deux fois pour un même type dans une entreprise.

Statuts et suivi

Une facture ou une proforma passe par les statuts brouillon, émise, partiellement payée, payée, en retard ou annulée (« acceptée » pour une proforma acceptée) ; pour un bordereau ou un bon de livraison, la liste propose brouillon, validée, livrée ou annulée (« émise » après « Valider & PDF »).

• Les statuts « payée » et « partiellement payée » se calculent à partir des paiements enregistrés ; le statut se change aussi à la main.
• La liste des documents signale par une alerte les échéances dépassées.
• « Valider & PDF » passe le document au statut « émise » et télécharge le PDF.

Liste des documents et duplication

La page Documents liste tous les documents de l'entreprise, du plus récent au plus ancien, avec le client, l'échéance, le total TTC, le reste à payer et le statut.

• Dupliquer crée une copie en brouillon avec un nouveau numéro, sans les paiements ni l'échéance.
• Supprimer un document demande la permission « Documents : supprimer » et est irréversible ; un document venu de la caisse POS Plus ne peut pas être supprimé dans FactoDoc.

L'éditeur combine un formulaire à onglets et un aperçu qui se met à jour pendant la saisie, à la taille du papier choisi (A4 par défaut).

Éditeur à onglets avec aperçu en direct

L'éditeur comporte les onglets Document, En-tête, Client, Lignes, Montants (documents chiffrés), Design et Signatures, à côté d'un aperçu en direct à la taille du papier choisi (A4 par défaut).

• Sur mobile, un bouton bascule entre le formulaire et l'aperçu.
• Le titre imprimé, le numéro, la date et une désignation globale se saisissent dans l'onglet Document.

Lignes, colonnes et catalogue

Un document accepte un nombre illimité de lignes, avec une désignation sur plusieurs lignes, une note ou une période, et des colonnes que l'on affiche, masque ou ajoute.

• Colonnes des documents chiffrés : Description (ni masquable ni supprimable), Montant (masquable, non supprimable), Unité, Quantité, Heure, Nb de jours, Prix unitaire.
• Colonnes des documents sans prix : Description, Quantité, Unité, Observation.
• On peut masquer ou supprimer une colonne et ajouter des colonnes de texte, renommables.
• Une ligne se remplit depuis le catalogue de produits et services ; les nouvelles désignations rejoignent le catalogue à l'enregistrement.

Calcul des montants

Le montant d'une ligne se calcule sur quatre bases au choix : quantité, jours, quantité × jours ou montant libre, avec des quantités décimales et des prix unitaires décimaux (le prix unitaire s'imprime arrondi au franc).

• Les montants sont des entiers en FCFA : avec des prix saisis hors taxes (par défaut), le total hors taxes est l'arrondi de la somme des lignes ; avec des prix TTC, c'est le total TTC qui est l'arrondi de la somme et le hors taxes en est déduit.
• Le montant saisi à la main prime sur le calcul.

TVA

La TVA s'active document par document, avec un seul taux (18 % proposé, modifiable) et des prix saisis hors taxes (HT, par défaut) ou toutes taxes comprises (TTC).

• Un nouveau document démarre sans TVA.
• Les libellés des lignes de total sont modifiables document par document.
• Le « Régime d'imposition » de l'entreprise (« Réel Normal » par défaut) est une mention imprimée en pied de page, et sous le nom dans l'en-tête si la case est cochée.

Conditions de paiement, échéance et mention

Les factures et proformas portent trois conditions préremplies depuis les Paramètres (délai de paiement, mode de paiement, délai de livraison) et une mention libre, « Pour ACQUIT » par défaut.

• L'échéance sert au suivi des retards et n'est pas imprimée sur le document.

Client d'un document

Le client se choisit dans l'annuaire ou se saisit directement : nom, adresse, NIF, numéro de bon de commande et champs libres.

• À l'enregistrement, un prospect est créé automatiquement si le nom du client est inconnu.

Chaque document peut être personnalisé : modèle, couleurs, en-tête, logo, cachet et signatures.

Dix modèles de mise en page

Dix modèles de mise en page (Classique, Compact, Moderne, Éditorial, Affiche, Minimal, Grille, Cadre, Duo, Ruban) se choisissent document par document.

• Classique est le modèle par défaut.

Couleur, police, taille et papier

On règle la couleur d'accent (dix pastilles ou une couleur libre), la police (Calibri, Times ou Moderne), la taille du texte (80 à 160 %) et du titre (60 à 200 %).

• Le papier est au format A4, A5 ou Letter, en portrait ou en paysage.

En-tête personnalisable par document

L'en-tête d'un document peut remplacer celui de l'entreprise : nom, sous-titre, logo, adresse, téléphone, e-mail, RCCM, numéro fiscal, compte bancaire et régime d'imposition.

• On choisit les champs affichés sous le nom ; le pied de page reprend ces valeurs.

Logo et cachet

Le logo se règle pour l'entreprise ou pour un document, et le cachet est une image téléversée dans les Paramètres ; le navigateur refuse une image de plus d'environ 1,5 Mo, et une image lourde peut être refusée à l'enregistrement.

• Par document, le cachet s'affiche ou non, à gauche, au centre ou à droite, avec une taille de 20 à 80 mm, une rotation de plus ou moins 30° et des décalages.

Signataires

Un document porte autant de signataires que l'on veut (rôle, nom, ligne complémentaire), placés après le contenu ou en bas de page.

• Des signataires par défaut sont proposés pour chaque type de document.

Signature manuscrite

On dessine sa signature à la souris ou au doigt, en encre bleue, puis on la place librement sur l'aperçu, au-dessus du cachet.

• Une signature manuscrite par document, taille de 15 à 100 mm, positionnable à gauche, au centre, à droite ou aux coordonnées voulues.
• Une bibliothèque personnelle enregistre des signatures (nom de 60 caractères au plus, 500 Ko au plus par signature, les 24 plus récentes affichées) pour les réutiliser ; elle est privée à l'utilisateur et à l'entreprise et demande un compte.

Les documents s'exportent en PDF et en Word, et se partagent par un lien privé que le client ouvre sans compte.

Export PDF

Le PDF est généré dans le navigateur, avec du texte et des filets vectoriels, et reprend le logo, l'en-tête, le tableau, les totaux, les conditions, les signataires, le cachet et la signature manuscrite.

• Le pied de page et la ligne d'en-tête du tableau se répètent sur chaque page.
• Formats A4, A5 ou Letter ; la police Times est reprise, les autres polices deviennent Helvetica, sauf le titre et le nom de l'entreprise des modèles Éditorial et Cadre, toujours en Times.
• Le PDF ne reprend ni l'échéance, ni les paiements, ni le reste à payer, ni des numéros de page.
• Le nom du fichier suit le modèle Facture_NFAC-2026-001_Nom_du_client.pdf.

Export Word (.docx)

Le fichier Word modifiable reprend l'en-tête, le titre, le tableau, les totaux, les conditions, la mention, les signataires, le cachet et la signature manuscrite.

• La mise en page est simplifiée : seuls l'accent, le format du papier, les marges du modèle et les réglages de taille du texte et du titre sont repris ; ni le style des modèles ni la police choisie (Calibri).
• Le logo est repris s'il est au format PNG, JPEG, GIF ou BMP.

Lien de visualisation privé

Un lien privé (adresse /v/ suivie d'un jeton aléatoire de 64 caractères) permet au client de lire le document sans compte, en lecture seule.

• On peut désactiver le lien (il répond alors 404) ou le régénérer (l'ancien lien cesse de fonctionner) ; il n'a ni expiration ni mot de passe.
• La page affiche le document complet et son émetteur, sans bouton de téléchargement ni état de paiement ; elle n'est pas indexée par les moteurs de recherche.

Notes du destinataire

Quand le document est en brouillon, toute personne qui a le lien peut y laisser une note de 2 à 2000 caractères, sans compte.

• L'émetteur voit les notes dans l'éditeur, dans la fenêtre Partager et par un compteur dans la liste des documents ; il n'est pas notifié.
• Les notes sont visibles par toutes les personnes qui ont le lien ; elles sont fermées dès que le document n'est plus en brouillon, et limitées à 100 par document.

Partage par e-mail ou WhatsApp

Le partage ouvre un message e-mail ou WhatsApp prérempli avec le lien ; FactoDoc n'envoie aucun e-mail lui-même.

L'éditeur est utilisable sans inscription à l'adresse /essai.

Mode découverte

Sans compte, on édite les quatre types de documents avec l'aperçu, le design et une signature dessinée, sur des clients et des produits d'exemple, et l'on saisit les informations de son entreprise.

• Le brouillon et les informations de l'entreprise restent dans le navigateur jusqu'à la création du compte.
• Enregistrer, exporter en PDF ou Word, accepter une proforma, dupliquer, générer un bordereau ou un bon de livraison demandent un compte.
• Le partage, les paiements, les suggestions d'IA et le cachet ne sont pas disponibles sans compte.
• À la connexion avec Google, les informations de l'entreprise saisies dans « Mon entreprise » (à défaut, celles d'exemple affichées par défaut) sont enregistrées et le document devient un nouveau brouillon du compte.

FactoDoc tient un annuaire de clients et un catalogue de produits et services propres à chaque entreprise, et aide à relancer les factures impayées.

Annuaire de clients

La fiche client réunit le nom, le type (prospect ou client), les adresses e-mail, le téléphone, le NIF et l'adresse.

• Plusieurs adresses e-mail se saisissent dans un seul champ, séparées par des virgules ; il n'y a pas de personnes-contacts distinctes.
• Créer un client dont le nom existe déjà à l'identique (majuscules comprises) renvoie la fiche existante.
• Un document enregistré avec un client inconnu crée une fiche de type prospect ; accepter une proforma fait passer le client au type client.
• Le nombre de clients n'est pas limité par l'offre.

Historique par client

La fiche d'un client regroupe ses documents par type (numéro, statut, date, total TTC) avec les montants facturé, encaissé et reste à payer.

• Depuis la fiche, des boutons permettent d'accepter une proforma, de générer un bordereau ou un bon de livraison, de créer un nouveau devis ou de programmer une facture récurrente.

Import de clients par IA

On importe des clients depuis un fichier (PDF, image, Word .docx, Excel .xlsx, CSV ou texte) : l'IA extrait les fiches, que l'utilisateur relit sur un écran de revue avant de valider.

• Les doublons (même nom, sans tenir compte de la casse) ne sont pas recréés : la fiche existante est complétée sur ses seuls champs vides.

Relances des factures impayées

Le bouton « Relancer » ouvre la messagerie de l'utilisateur avec un e-mail prérempli (montant, reste dû, échéance, adresses du client) et note la date de relance sur la facture.

• FactoDoc n'envoie pas l'e-mail lui-même : il n'y a ni relance automatique, ni relance par WhatsApp ou SMS, ni pièce jointe.
• Seules les factures ni en brouillon ni annulées et dont il reste un montant dû sont proposées ; l'adresse e-mail du client est requise et la permission « Relances : envoyer » aussi.
• Une seule date de relance est conservée par facture.
• Le bouton se trouve sur la fiche du client et devient « Relancer à nouveau » après une première relance.

Suppression protégée d'un client

Un client ne peut pas être supprimé tant qu'il a une facture en cours (ni payée ni annulée, brouillons compris) ou un programme de facturation récurrente actif ; ses documents sont conservés.

Catalogue de produits et services

Le catalogue liste des produits et des services avec désignation, détail, unité et prix facultatif, et se choisit ligne par ligne dans l'éditeur.

• Les désignations nouvelles d'un document enregistré rejoignent le catalogue ; les fiches existantes ne sont jamais modifiées.
• On importe des produits depuis les documents existants ou, par IA, depuis un fichier ; supprimer un produit le masque du catalogue.
• Il n'y a ni TVA, ni stock, ni référence par produit ; le nombre de produits n'est pas limité par l'offre.

FactoDoc enregistre les paiements reçus sur chaque facture, calcule le reste à payer et résume l'activité sur un tableau de bord.

Enregistrement des paiements

Sur une facture ou une proforma enregistrée, on saisit chaque paiement : montant entier, date, moyen (virement, chèque, espèces, mobile money ou autre) et référence.

• Un document accepte plusieurs paiements ; un trop-perçu n'est pas bloqué.
• Un paiement saisi peut être supprimé, sans confirmation, mais pas modifié.
• La permission « Paiements : encaisser / supprimer » est donnée par défaut au propriétaire et aux administrateurs.
• FactoDoc n'a pas de paiement en ligne pour les factures de vos clients : on y enregistre les paiements déjà reçus.

Payé, reste à payer et statut

Le total payé est la somme des paiements, le reste à payer est le total TTC moins le payé, et le statut passe à « partiellement payée » puis « payée » en conséquence.

• Le statut est recalculé à chaque ajout ou suppression de paiement.
• Le statut « en retard » est posé lors de ce recalcul quand l'échéance est passée, que rien n'est payé et que la facture n'est ni en brouillon ni annulée ; la liste des documents et le tableau de bord signalent les retards à l'affichage.
• Aucun reçu ni quittance n'est produit ; « Pour ACQUIT » est la mention par défaut des factures.

Tableau de bord

Le tableau de bord de l'entreprise affiche le montant facturé, l'encaissé, le reste à payer, les montants en retard, les six derniers documents créés et, pour les utilisateurs ayant la permission « Factures récurrentes », jusqu'à trois programmes récurrents actifs (les prochains à échoir).

• Facturé : somme des totaux TTC des factures ni en brouillon ni annulées ; encaissé : somme des paiements enregistrés sur ces mêmes factures ; en retard : reste à payer des factures dont l'échéance est dépassée.
• Il couvre tous les documents de l'entreprise, sans choix de période, en FCFA et sans graphique.
• Un bandeau invite les utilisateurs ayant la permission « Paramètres de l'entreprise » à compléter les informations de l'entreprise tant que le RCCM ou le téléphone est vide.

Un programme de facturation produit des factures ordinaires à intervalle régulier, à partir d'un modèle.

Programmes de facturation

Un programme combine un modèle de facture (client, lignes, TVA, conditions) et un échéancier : chaque semaine, mois, trimestre, semestre ou année, ou tous les N jours (1 à 365), semaines (1 à 52) ou mois (1 à 24).

• La date de début est obligatoire (date de la première facture) ; la date de fin, facultative, est incluse.
• L'échéance de paiement des factures générées est de 1 à 365 jours après la date de facture ; à 0 (« à réception »), aucune date d'échéance n'est renseignée et la facture ne passe donc jamais en retard.
• Le jour d'ancrage est conservé : un programme commencé un 31 tombe le dernier jour des mois plus courts.
• Un programme se crée depuis une facture (bouton « Récurrente »), depuis une fiche client ou depuis la page Factures récurrentes (« Programmer une facture ») ; il demande la permission « Factures récurrentes ».

Brouillon à vérifier ou émission automatique

Chaque échéance produit une facture ordinaire, soit en brouillon à vérifier, soit directement émise selon le choix du programme ; FactoDoc ne l'envoie jamais au client.

Génération, rattrapage et limite

Les échéances dues sont générées à l'ouverture des pages Documents, Récurrentes, d'un programme et du tableau de bord (pour ce dernier, juste après l'affichage), à l'enregistrement d'un programme, par le bouton « Générer les échéances dues » et par une tâche planifiée quotidienne à 06:00 UTC ; le bouton « Générer » d'un programme produit sa prochaine échéance même avant sa date.

• Jusqu'à six échéances manquées sont rattrapées par programme et par passage ; une même échéance ne produit jamais deux factures.
• Une facture générée compte dans la limite de factures de l'offre ; à la limite, l'échéance reste en attente et un message l'indique.
• Un programme peut être mis en pause, et se termine après sa date de fin.
• Modifier un programme n'agit que sur les échéances futures ; les factures déjà générées ne sont jamais modifiées, même si le programme est supprimé.

Un compte peut gérer plusieurs entreprises, et le propriétaire d'une entreprise donne à ses collaborateurs des accès sur mesure.

Rôles et permissions

Trois rôles (propriétaire, administrateur, membre) et huit permissions réglables : documents (créer et modifier), documents (supprimer), factures récurrentes, clients, paiements, relances, paramètres de l'entreprise et équipe.

• Le propriétaire a toutes les permissions et ne peut pas être modifié ; l'administrateur a par défaut tout sauf la gestion de l'équipe (la liste des permissions de chaque membre est modifiable) ; le membre a par défaut « documents » et « clients ».
• La permission « documents » couvre aussi l'acceptation d'une proforma, le changement de statut, le partage, le catalogue, l'aide à la rédaction par IA et l'import de produits par IA (l'import de clients par IA relève de « clients », celui des informations de l'entreprise de « paramètres ») ; « paramètres » couvre aussi les clés d'API et la liaison POS Plus.
• Les permissions sont contrôlées côté serveur et relues à chaque requête : retirer un droit est effectif tout de suite.

Création des comptes d'équipe

Le propriétaire, ou tout utilisateur ayant la permission « Équipe », crée les comptes de ses collaborateurs (nom, e-mail, rôle, permissions, entreprises concernées et, pour un nouveau compte, un mot de passe initial de 8 caractères au moins) depuis la page Équipe ; aucune invitation par e-mail n'est envoyée.

• Si l'e-mail correspond à un compte existant, l'accès à l'entreprise est ajouté à ce compte.
• Le nombre de membres n'est pas limité par l'offre.

Plusieurs entreprises

Un utilisateur crée plusieurs entreprises et passe de l'une à l'autre par un sélecteur ; chacune a ses clients, produits, documents, numérotation, paiements, paramètres, logo, cachet, programmes récurrents, clés d'API, liaison POS Plus, offre et limite de factures.

• Une nouvelle entreprise démarre avec l'offre gratuite et son créateur en est le propriétaire ; le nombre d'entreprises n'est pas limité par l'offre.

Paramètres de l'entreprise

Les Paramètres règlent le nom, le sous-titre, l'adresse, le mode de numérotation, le logo, le cachet, les champs de l'en-tête, les tailles de texte, les conditions par défaut et les mentions de pied de page (RCCM, numéro fiscal, compte bancaire, régime d'imposition, téléphone, e-mail).

• Un document existant affiche les coordonnées actuelles de l'émetteur, sauf s'il a un en-tête personnalisé.
• Les informations de l'entreprise peuvent être préremplies par import IA depuis un fichier.

Deux usages de l'IA existent dans FactoDoc : l'import de données depuis un fichier et l'aide à la rédaction.

Import par IA

L'IA lit un fichier (PDF, image PNG, JPEG ou WebP, Word .docx, Excel .xlsx, CSV ou texte ; pour un PDF, seules les trois premières pages sont lues) pour préremplir les informations de l'entreprise, le catalogue de produits et services ou la liste de clients.

• Le contenu extrait est relu et validé par l'utilisateur avant tout enregistrement.
• Les anciens fichiers Word .doc et Excel .xls sont refusés ; la taille maximale est de 8 Mo.
• Aucune facture n'est créée à partir d'un fichier.

Aide à la rédaction

Un bouton propose trois suggestions pour le titre d'un document, sa désignation globale ou la description d'une ligne.

Quota quotidien et confidentialité

Chaque utilisateur dispose, dans chaque entreprise, d'un quota quotidien d'utilisations de l'IA, fixé par l'offre de cette entreprise (l'administrateur de FactoDoc peut le modifier pour un membre), partagé entre imports et suggestions et remis à zéro chaque jour à minuit (UTC) ; un plafond quotidien global du service peut aussi refuser une demande.

• Le texte et les images extraits du fichier sont envoyés à un prestataire d'IA pour analyse ; FactoDoc ne conserve ni le fichier d'origine ni son contenu intégral : seules les données extraites que l'utilisateur valide sont enregistrées, avec une trace de l'usage (date, utilisateur et entreprise, type de demande, modèle, taille du texte envoyé, nombre de jetons, durée, erreurs éventuelles).

FactoDoc se synchronise dans les deux sens avec la caisse POS Plus ; en cas de conflit, c'est FactoDoc qui fait foi.

De la caisse vers FactoDoc

La caisse envoie ses documents (factures, proformas, bordereaux, bons de livraison) à FactoDoc par une API protégée par une clé commençant par fd_.

• La clé se crée dans les paramètres d'intégration, par un utilisateur ayant la permission « Paramètres de l'entreprise » ; elle n'est affichée qu'une fois et se révoque à tout moment.
• Un document déjà connu n'est jamais écrasé : seuls les encaissements faits à la caisse et l'annulation sont fusionnés.
• Un document ou un encaissement venu de la caisse ne peut pas être supprimé dans FactoDoc.

De FactoDoc vers la caisse

Après liaison par un code de la forme PPC-XXXX-XXXX-XXXX (valable 30 minutes), FactoDoc envoie à la caisse l'état de ses documents à chaque modification de document ou de paiement.

• Les envois sont signés (HMAC) et le secret de liaison est chiffré.
• Un envoi en échec reste en file et est retenté avec un délai croissant, à l'action suivante ou par le bouton « Synchroniser maintenant », qui lève l'attente et envoie sans délai tout ce qui est en file ; l'ensemble des documents n'est renvoyé qu'à la liaison.
• L'état envoyé comprend le numéro, les dates, le statut, le client, la TVA, les montants, les lignes, les paiements, l'annulation et l'adresse du document dans FactoDoc.
• Seuls les montants en FCFA (XOF) sont acceptés par la liaison.

FactoDoc propose une offre gratuite et des offres payantes ; les prix et les limites en vigueur sont affichés sur la page Tarifs.

Limite de factures

Chaque offre fixe une limite de factures, ou son absence : seuls les documents de type facture comptent, brouillons et copies compris, et supprimer une facture libère une place.

• Pour une offre payante, le compte démarre au dernier paiement ; pour l'offre gratuite, à la création de l'entreprise.
• Une fois la limite atteinte, l'enregistrement et la validation d'une nouvelle facture, la duplication d'une facture, la conversion en facture et l'acceptation d'une proforma sont refusés ; l'éditeur ouvre alors une fenêtre qui propose les offres payantes (depuis les listes, un message renvoie vers la page Abonnement) ; les factures existantes restent modifiables et validables.

Paiement de l'abonnement

Les offres payantes se règlent en ligne par la solution de paiement Bictorys, pour une durée déterminée, sans renouvellement automatique.

• Seul le propriétaire ou un administrateur de l'entreprise peut payer.
• Un nouveau paiement de la même offre prolonge la durée ; changer d'offre repart de la date du paiement ; à l'échéance, l'entreprise retombe sur l'offre gratuite.
• Le compteur de factures repart à chaque paiement.

La connexion se fait avec Google, et les données sont séparées par entreprise.

Connexion avec Google

La connexion se fait avec un compte Google ; à la première connexion, FactoDoc crée le compte, une entreprise nommée d'après le nom Google et l'offre gratuite.

• La session dure 30 jours.
• Le nom du compte peut être modifié ; l'adresse e-mail non.

Données et confidentialité

La politique de confidentialité indique que les données ne sont pas vendues, qu'aucun cookie publicitaire ou de suivi n'est utilisé et que les prestataires cités sont Google, Bictorys, Cloudflare, un prestataire d'IA et Turso.

• L'accès aux données est contrôlé par entreprise et les permissions sont vérifiées côté serveur.
• La suppression du compte et des données, comme l'accès et la portabilité, se demandent par e-mail à l'éditeur : il n'y a pas de suppression de compte ni d'export global des données en libre-service (les documents s'exportent un par un en PDF ou en Word).

Interface en français

L'interface et les libellés imprimés des documents sont en français, et FactoDoc s'utilise dans un navigateur, sur ordinateur ou sur mobile.

Ces limites sont celles du logiciel aujourd'hui ; elles évitent de promettre ce que FactoDoc ne fait pas.

• Il n'y a pas de document « devis » distinct : la facture proforma en tient lieu.
• Le lien de visualisation n'a aucun bouton pour accepter, signer, télécharger ou payer un document : le client peut seulement le lire et, tant qu'il est en brouillon, y laisser des notes.
• FactoDoc n'encaisse pas les paiements des clients : il enregistre les paiements déjà reçus. Le paiement en ligne ne sert qu'aux abonnements de FactoDoc.
• FactoDoc n'envoie aucun e-mail : le partage et les relances ouvrent la messagerie de l'utilisateur (ou WhatsApp pour le partage) avec un message prérempli, et il n'y a pas de relance automatique.
• FactoDoc ne verrouille pas les documents : une facture émise ou payée reste modifiable et, avec la permission adéquate, supprimable (sauf si elle vient de la caisse POS Plus).
• Il n'y a qu'un taux de TVA par document, pas de champ remise dédié, ni d'acompte, de retenue ou de montant en toutes lettres ; les montants sont toujours en FCFA, sans autre devise.
• Il n'y a pas de reçu ni de quittance de paiement.
• Il n'y a pas de signature électronique : la signature manuscrite est une image dessinée, placée sur le document.
• Le PDF ne reprend ni l'échéance, ni les paiements, ni des numéros de page, et le fichier Word simplifie la mise en page (ni le style des modèles, ni la police choisie).
• Les listes de documents et de clients n'ont ni recherche, ni filtre, ni pagination ; seul le catalogue de produits a une zone de recherche.
• L'éditeur n'a ni annulation ni rétablissement des modifications (hors tracé de la signature), ni enregistrement automatique pour un compte connecté : on enregistre à la main.
• L'import par IA n'est pas un import de tableur à colonnes : un fichier est lu par une IA, relu par l'utilisateur, et ne crée jamais de facture.
• La connexion se fait uniquement avec Google, sans double authentification ; il n'y a ni suppression de compte, ni export global des données en libre-service (ces demandes se font par e-mail à l'éditeur ; les documents s'exportent un par un en PDF ou en Word).
• L'interface est uniquement en français, sans mode sombre, sans mode hors ligne ni installation comme application.
• Avec la caisse POS Plus, seuls les montants en FCFA (XOF) sont acceptés ; l'envoi des changements de FactoDoc vers la caisse part après chaque modification d'un document ou d'un paiement (y compris une facture récurrente générée par la tâche planifiée) et peut être relancé par le bouton « Synchroniser maintenant » ; aucune tâche planifiée ne relance les envois en échec.
• FactoDoc fournit un outil de rédaction de documents : il ne remplace ni un conseil juridique, ni un conseil fiscal, ni une expertise comptable.